Santral sistemi, telefon şebekelerinde aboneler ve kullanıcılar arasında iletişimi sağlayan gelen ve giden aramaları otomatik olarak yönlendiren telekomünikasyon sistemine verilen isimdir. Santral sistemlerinin ana işlevi, gelen ve giden arama trafiğini yönlendirmek olmasının yanında Video Telefon, Sesli Mesaj (Voicemail) ve İnteraktif Sesli Cevap (IVR) gibi ek işlevlere de sahip olabilir.
Santral sistemi, modüler bir yapıya sahip olan santral cihazı ve buna farklı noktalardan bağlı yazılım tabanlı telefon, masaüstü IP telefon, videofon, VoIP destekli cep telefonu, IP DECT ve analog setlerden meydana gelebilmektedir. Bu harici bileşenler, işletmenin ihtiyacına uygun olarak şekillenebilmektedir. Örneğin; birden fazla lokasyona sahip olan işletmeler, ek donanıma ihtiyaç duymadan internet üzerinden merkezde bulunan santral sistemine; IP telefon, yazılım tabanlı IP telefon, WiFi telefon, VoIP destekli akıllı cep telefonu gibi IP üzerinden haberleşebilen bileşenler ile bağlanarak iletişimi sağlayabilirler. Bunun yanında santral sistemine bağlı aboneler, kendi aralarında ve dış hatlar üzerinden uygun donanım ya da yazılım tabanlı telefonlar aracılığıyla görüntülü görüşme yapabilmektedirler.
Santral sistemlerinin bu özellikleri, işletmelere yüksek kapasiteli bir iletişim ağı sağlamasının yanında işletmenin iletişim maliyetlerini de düşürmektedir. Bu nedenle santral sistemi kurulmadan önce işletmenin temel ihtiyaçları ile sonradan gereksinim duyabileceği ihtiyaçlar göz önünde bulundurulup ileriye dönük tercih yapmak doğru seçim olacaktır.
Telefon santrali alırken nelere dikkat etmeliyiz?
1- KAPASİTE
Santral sistemlerinde(PBX) kapasite iç hat ve dış hat olmak üzere 2'ye ayrılır. İç hat kapasitesi, şirket içi iletişimi sağlayan abone sayısını; dış hat kapasitesi ise işletmelerin harici bağlantılarını kurmaya yarayan telefon hat sayısını anlatır.
Santral sistemi kurdurmadan yapmanız gereken ilk şey iç ve dış hat sayısının ne olması gerektiğini belirlemektir. Gelişmekte ve büyümekte olan bir işletmeye sahipseniz; kapasitenin genişletilebilir olmasına dikkat ediniz. Modüler genişleme özelliği sunan telefon santrallarının yanı sıra, IP santral(IP PBX) sistemlerinde kapasite arttırımı sistemlerin birbirine bağlanabilmesi sayesinde çok daha esnektir. Gelişmekte olan bir işletme için IP santral sistemlerinin tercih edilmesi önerilir.
2- LOKASYON
Eğer birden fazla lokasyonu olan bir şirketiniz varsa -şubeler, mağazalar, farklı bölgelerdeki ofisler gibi- bu lokasyonlar arasında ücretsiz konuşabilirsiniz. Bunun için IP köprüsü aracılığıyla(VoIP) ücretsiz görüşme imkanı sağlayan IP santral sistemleri tercih edilmelidir.
3- HAREKETLİ KULLANICILAR
Sahada çalışan satıcılar, teknik servis görevlileri vb. hareketli kullanıcılar yüksek iletişim maliyetleri oluşturabilir. IP santralların temel uygulamaları sayesinde hareketli kullanıcılar merkezlerle veya kendi aralarında ücretsiz konuşabilirler.
4- ROBOT OPERATÖR (IVR-OTOMATİK KARŞILAMA) ve SESLİ MESAJ
Önceden kaydedilen karşılama mesajını ve arayanların tuşlarla seçim yapabilecekleri uygulama menülerini içeren robot operatörler şirketinizin kurumsal kimliğini ön plana çıkarmada etkili bir yoldur. Bunun yanında telefon ve iletişim trafiğini kolaylaştırarak çalışanlarınıza daha sakin bir çalışma ortamı sunar. Cevaplayamadığınız çağrılar, e-posta yolu ile de gönderilebilen sesli mesajlar olarak kaydedilebilir. Böylelikle mesajı istediğiniz an dinlemeniz mümkün olur.
5- GSM TERMİNALLERİ(FCT) VE LCR ÖZELLİĞİ
Sabit hatların yanında GSM hatlarınız da santral sisteminize dış hat olarak bağlanabilir. GSM operatörlerinin sağladığı imkanlardan ve tarifelerden faydalanabilirsiniz. Bununla beraber LCR özelliği ile yaptığınız aramaları otomatik olarak en ucuz tarifeli hat (GSM hattı, Türk Telekom hattı , alternatif operatör,vb.) üzerinden gerçekleştiren santral sistemleri iletişim maliyetlerinizden tasarruf etmenizi sağlar.
6- GÖRÜNTÜLÜ GÖRÜŞME
Görüntülü telefon, özel set veya yazılım tabanlı telefonlarla uzak ofis, hareketli kullanıcılar ve dış hatlarla yapabileceğiniz görüntülü görüşmeler iletişimde mesafe zorluklarını ortadan kaldırarak yüz yüze, samimi ve şeffaf bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar.
7- KONFERANS
Santral sisteminizin sağladığı konferans yapabilme özelliğiyle aynı anda birçok kişiyle beraber konuşarak karar alma sürecinizi kısaltabilirsiniz. Bu sayede toplantı sayısı, süreleri ve maliyetlerini azaltabilirsiniz.
8- GÖRÜŞME/SES KAYDI
Yaptığınız görüşmeler otomatik olarak santral sisteminiz tarafından kaydedilebilmektedir. Böylece müşteri memnuniyeti ve iletişim güvenliği sağlanmaktadır. Özellikle hızlı karar alınması gereken sektörlerde, müşteri ve iş ortakları ile yapılan görüşmelerde bu yolla yapılan otomatik belgelendirmeler fayda sağlamaktadır.
9- ENTEGRASYON
Santral sisteminizin e-posta, CRM sistemlerine, çağrı merkezi çözümlerine, kameralı güvenlik sistemlerine ve hırsız alarm sistemlerine entegrasyonu mümkündür. Örneğin işyerinizin güvenliğini cep telefonunuzdan takip edebilir ya da görüşme bilgilerinizi CRM üzerinde görebilirsiniz. Bu tümleşik çalışma şekillerini sunan santral sistemlerini seçerseniz iş yerinde cihaz kalabalığı yaratmamış, tasarruf yapmış ve sistemlerin toplan faydasını arttırmış olursunuz.
10- SİSTEM ALTYAPISI, KABLOLAMA
Sistem altyapısı verimlilik, etkinlik ve yönetim açısından önemli bir rol oynamaktadır. IP Santrallarda altyapıda ekstra kablolamaya gerek kalmadan mevcut network altyapısını kullanabilirsiniz.
11- UÇ BİRİMLER/ÇEVRE BİRİMLERİ
Telefon santralları; telefon, faks makinesi, modem, cep telefonu, cep bilgisayarı vb. çevre birimlerine sahip olabilir. Bu konuda dikkat etmeniz gereken nokta, çevre birimlerinin standart özellikleri ve protokolleri desteklemesidir. Örneğin SIP bunlardan biridir. SIP destekleyen santralınız ile iPhone veya Android telefonunuza kuracağınız yazılım ile cep telefonunuzu dahili numaranız üzerinden kullanabilirsiniz. Çevre birimlerinin bu ve benzeri uygulamalara uyumlu olması gelişen ve değişen teknolojilerden kolayca faydalanmanızı sağlar.
12- YÖNETİM VE RAPORLAMA
Santral sisteminizde her abonenin çağrı kayıtları tutulabilir ve istendiğinde buna dair raporlar alınabilir. Bu demek oluyor ki santral sisteminin çağrı kayıt yazılımına sahip olmasıyla kazanacağınız raporlama özelliği sayesinde iş süreçlerini analiz edebilirsiniz. Hangi çalışanınızın hangi numara ile ne kadar süre görüştüğünü istediğiniz gibi kontrol edebilirsiniz. Ayrıca bu işlemleri VPN ile web tarayıcınızdan yapabilirsiniz.
13- GÜVENLİK
Günümüzde her türlü verinin ve bilginin değeri çok büyük. Özellikle IP santrallar için network üzerinden santralin hacklenmesi ihtimali vardır. Maalesef bu konuya gereken önem gösterilmiyor. Karel güvenlik konusunda çeşitli önlemler alıyor. Sadece Karel'de bulunan FrEN uygulamasıyla iletişim güvenliğinizi kontrol edebilirsiniz. Bunun yanında IP santral seçerken kriptolama özelliği olması güvenliğiniz için dikkat etmeniz gereken önemli bir noktadır.
14- DURUM BİLGİSİ, ANLIK MESAJ
Abonelerin kendi aralarında yapabilecekleri anlık mesajlaşma, e-postayla yazışmada olan bekleme süresini ortadan kaldırır. Tüm yazışmalar kaydedilir ve Santral ile tümleşik çalışılır. Durum bilgisi özelliğiyle de ulaşılabilirliğinizi kontrol edebilirsiniz; bu sayede çalışanlar meşgul oldukları zaman istenmeyen bölünmelere ve dikkat dağınıklıklarına maruz kalmazlar. Aynı zamanda bunu diğer abonelere de göstereceğiniz için oluşabilecek iletişim hatalarını da engellemiş olursunuz.
15- MALİYET
Maliyet konusunda dikkat etmeniz gereken 3 nokta bulunuyor: Altyapı maliyeti, ilk yatırım maliyeti, toplam sahip olma ve işletme maliyeti. Telefon santralınızı seçerken analog bir sistem tercih edebilirsiniz. Bu durumda ilk yatırım maliyetiniz düşük olacaktır. Gelişmiş IP tabanlı bir santral sisteminin ilk yatırım maliyeti daha fazla gözükse de yukarıda da açıklanan birçok özellikle toplam sahip olma ve işletme maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlayacaktır. Gelişmiş özellikler ise çalışanlarınızın verimini ve müşteri memnuniyetini gözle görülür ölçüde yükseltecektir. IP santralların ek kablolama maliyeti yaratmaması ise ayrı bir avantajdır. Santral çok uzun süre kullanılabilen bir ofis ekipmanı olduğu için maliyet hesaplarınızı yaparken en az 5-8 yıllık süreleri göz önünde bulundurmanızı öneririz.